Scouts Online (Sol)
Inschrijvingen voor de trainingen vinden plaats via Scouts Online (Sol). Hierdoor worden de gegevens van de inschrijvingen vastgelegd in de administratie. Iedereen die als trainer in Sol bij Regio Noord-Holland-Noord staat geregistreerd kan deze gegevens inzien. Binnen Sol is vastgelegd welke gegevens er ingevuld staan en hoe dit ingezien kan worden. De inschrijvingsformulieren worden bewaard tot uiterlijk 31 december van het huidige jaar.
Deelnemerslijsten
Voor de trainingen wordt er gewerkt met 3 deelnemerslijsten:
- Vinklijst;
- Deelnemerslijst-uitgebreid;
- Deelnemerslijst-kookstaf.
Vinklijst
Op de vinklijst staan de namen van de deelnemers, de groep en speltak van de deelnemers en wordt er aangegeven wat degene heeft gevolgd qua module, onderdeel of workshop. Op deze lijst geven de trainers hun advies aan, aangevuld met eventuele opmerkingen. Deze lijst wordt tevens gebruikt als terugkoppeling aan de praktijkbegeleider en de deelnemer.
Deze lijst is inzichtelijk voor iedere trainer zodat eenieder dit kan invullen voor de deelnemer.
Deelnemerslijst-uitgebreid
Deze lijst bevat de basisgegevens van de deelnemer welke in Sol zijn aangegeven: Naam, straatnaam en huisnummer, postcode, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer(s), scoutinggroep en plaats scoutinggroep.
Daarnaast bevat deze lijst de gegevens welke de deelnemer invult bij het deelnemen aan de training: opleiding, leeftijd, werk, jaren ervaring jeugdlid/leiding/bestuur, soort scouting en speltakkeuze.
Tot slot staat er op dit formulier het antwoord op de vraag ‘Wat wil je specifiek leren?’ en staan er de ingevulde gegevens van de praktijkbegeleider: naam en emailadres.
Deze lijst is inzichtelijk voor iedere trainer zodat iedereen training kan geven aan de deelnemer.
Deelnemerslijst-kookstaf
Op deze lijst staat de naam van de deelnemer en het antwoord welke is ingevuld bij het onderdeel ‘Heb je een allergie of een speciaal dieet geef dit hiernaast aan’.
Om deelnemers eenvoudig terug te vinden gedurende de training staat er in deze lijst ook van welke scoutinggroep zijn lid zijn en de keuzes van soort scouting en speltak.
Deze lijst is inzichtelijk voor de trainers en de kookstaf.
Algemeen
Voorafgaand aan de training worden de hierboven beschreven lijsten digitaal gemaakt en gedeeld per e-mail. Tijdens de trainingen zijn de lijsten ‘Vinklijst’ en ‘Deelnemerslijst-uitgebreid’ in het bezit van de trainers en worden deze bewaard bij de trainingsmaterialen. De lijst Deelnemerslijst-kookstaf is tijdens de training te vinden in de keuken voor de kookstaf, deze is daardoor eenvoudiger inzichtelijk voor andere deelnemers.
Er worden geen gegevens over de inschrijving naar personen buiten het trainingsteam of naar andere deelnemers gestuurd.
De gegevens worden bewaard tot uiterlijk 31 december van het betreffende jaar.
Digitaal
Digitaal worden de gegevens op diverse plaatsen bewaard, zoals e-mail, opslaglocaties en Sol. Iedereen die gegevens ontvangt zoals hierboven beschreven is zelf verantwoordelijk voor het archiveren van de data op de diverse locaties.